Veileder for interkommunalt IKT-samarbeid – jan. 2006

”Prosjektbasert samarbeid-avtale”

Eksempel på prosjektbasert, omfattende samarbeid uten juridisk overbygg

Samarbeidsavtale i ”8-kommuners-samarbeidet”

1: Samarbeidsparter

Følgende kommuner er parter i samarbeidsavtalen:

Risør, Gjerstad, Åmli, Vegårshei, Tvedestrand, Froland, Grimstad og Arendal.

2: Formål:

Samarbeidet har som formål

· å styrke og videreutvikle regionen gjennom konkrete samarbeidsprosjekter.

· å utvikle en tjenesteregion hvor oppgavene løses på tvers av kommunegrensene, og hvor alle kommuner på sikt kan tillegges fellesoppgaver for regionen.

· etter oppdrag og på vegne av de deltagende kommuner å ivareta deltagernes og regionens interesser for å bedre tjenestetilbudet til innbyggerne, styrke og ivareta eksisterende arbeidsplasser og initierer nye prosjekter som kan gi et bredere og mer variert sysselsettingstilbud i regionen.

· å være et talerør overfor sentrale myndigheter i saker av felles interesse.

Områder hvor to eller flere deltakere gjennom effektiviserings - og rasjonaliseringstiltak kan få bedre ressursutnyttelse og lavere driftskostnad skal prioriteres.

I den grad eksisterende samarbeidsprosjekter mellom partene kan koordineres gjennom foreliggende samarbeidsprosjekt bør det tilrettelegges for dette.

Der det er formålstjenlig bør øvrige kommuner i fylket og fylkeskommunen inviteres til å delta i enkeltprosjekter.

3: Organisering og styring:

Samarbeidet organiseres med et Strategiorgan, en Styringsgruppe og et Sekretariat.

Det øverste organ i samarbeidet er Strategiorganet.

Strategiorganet består av de respektive formannskap.

Styringsgruppen er Strategiorganets arbeidsutvalg, og består av samtlige ordførere, med varaordførerne som personlige vararepresentanter..

Styringsgruppen velger selv sin leder/ nestleder.

Styringsgruppens leder er også leder av møtene i Strategiorganet

Rådmennene i deltakerkommunene har møte- og talerett i samarbeidets organer og skal bistå prosjektleder/ sekretariatet med utarbeidelse og fremleggelse av saker.

Aust-Agder fylkeskommune v/ fylkesordfører og fylkesrådmann inviteres som observatører i rådets organer, med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett.

4: Myndighet:

Styringsgruppen tar initiativ til utredning av mulige samarbeids - / samordningsområder mv. innenfor rammen av formålet nevnt i avtalens pkt. 2 og føringer fra Strategiorganet.

Styringsgruppen har spesielt ansvar for å drøfte og eventuelt utrede nye saker som ligger innenfor samarbeidets formål.

Alle avgjørelser i Strategiorganet og i Styringsgruppen treffes ved alminnelig flertall, jfr. prinsippene i kommunelovens § 35.

Styringsgruppen innkaller og tilrettelegger for møter i Strategiorganet.

5: Finansiering/økonomi:

Samarbeidet finansieres dels gjennom statlig tilskudd, eksterne prosjektmidler og gjennom tilskudd fra deltakerkommunene. Kommunetilskuddet beregnes i forhold til innbyggertall ved siste årsskifte.

[anmerkning: kommunetilskuddet er kr 1 pr innbygger]

Samarbeidsprosjektets utredningsutgifter, kontorutgifter/lønnsutgifter og lignende dekkes av Samarbeidsprosjektets fellesmidler, mens gjennomføring og drift av enkeltprosjekter finansieres av de kommuner som deltar i det enkelte prosjekt etter særskilt vedtatt fordelingsnøkkel for prosjektet.

Regnskap, revisjon og arbeidsgiveransvar tillegges en av de deltagende kommuner etter beslutning i Styringsgruppen.

6: Prosjektleder/sekretariat:

Styringsgruppen tilsetter prosjektleder som utreder og følger opp saker som behandles i de ulike organer. Prosjektleder skal også ta initiativ til utredning av nye prosjekter eller tiltak som naturlig ligger innenfor formålet.

Prosjektleders nærmeste overordnede er styringsgruppen v/ leder.

Styringsgruppen fastsetter prosjektleders lønns- og arbeidsvilkår.

7: Varighet:

Samarbeidet er et forsøksprosjekt med en varighet på 3 år etter oppstart.

Som grunnlag for vurdering og eventuelt beslutning om fortsatt samarbeid skal prosjektet evalueres.