Veileder for interkommunalt IKT-samarbeid – jan. 2006             

”Vertskommuneavtale-mal”

 

 

 

VERTSKOMMUNEAVTALE MELLOM [vertskommune] OG [KJØPENDE KOMMUNE]

 

 

Denne avtale er inngått mellom [vertskommune] og [kjøpende kommune], og trer i kraft med virkning fra [dato].

 

1                    SPESIFIKASJON AV TJENESTENE

[Spesifikasjonene kan beskrives ved å benytte statens standardavtale ”Avtale om vedlikehold og service i mindre omfang av IT-utstyr og programmer” som hovedavtale. Avtalen er beregnet på å regulere enkle vedlikeholds- og serviceytelser, fra én leverandør (slik som for eksempel en vertskommune). I tillegg kan det spesifiseres valgfrie ytelser for vedlikehold og service, typisk på standardutstyr og –programvare, slik som telefonsupport, tilkalling av bistand, drift, depottjenester, forebyggende vedlikehold/service, feilretting av programmer, tilgjengelighetsgaranti.]

Standardavtale  inngått mellom [vertskommune] og (hver av de) [kjøpende kommune]

 

 

2          VEDLEGG 1 – BESKRIVELSE AV FAGSYSTEMET

[Vertskommune] skal stille sitt IT-anlegg til rådighet slik at kommunene [xxx], [yyy] og [zzz] kan ha en felles [fagsystem]

 

Som vertskomune har [vertskommune] ansvar for driften av den felles [fagsystem]-databasen, slik at:

A.     Databasen til enhver tid er oppdatert med egne og [kjøpende kommune] sine data,

B.     Utfører de rapporteringer og dataoverføringer til [statlig myndighet] for [kjøpende kommune] som [vertskommunen] selv er pliktig til å utføre for egen del.

C.     Databasen er løpende ajourholdt og oppdatert med data fra [statlig myndighet]

 

 

3          VEDLEGG 2 – UTDYPENDE SPESIFIKASJON AV YTELSENE

           [Vertskommune] har ansvar for å stille nødvendig utstyr og programvare til rådighet for utføring av tjenestene gitt av avtalens vedlegg 1.

 

[Kjøpende kommune] har ansvar for:

A.     Å opprette kommunikasjon med vertskommunen, og for eget kommunikasjonsutstyr. [Vertskommune] skal godkjenne valgt kommunikasjonsløsning.

B.     Oppdatere [fagsystem]-databasen med egne data, og kontroll av disse.

C.     Retting/supplering av feil som oppdages, og mangler i data som kommunen har ansvar for.

D.     At egne brukere har nødvendig kompetanse og autorisasjon i bruk av [fagsystem]

 

            Som vertskommune har [Vertskommune] ansvar for:

A.     At det opprettes og vedlikeholdes internettsamband og kommunikasjon mot [statlig myndighet]

B.     Lisenser på servere og databaser hos [vertskommune]

C.     At terminalservere er tilgjengelige for [Kjøpende kommune] [Vertskommune] benytter programvaren Citrix Neighborhood. [Kjøpende kommune har ansvar for installasjon av ICA klienter på egne datamaskiner. [Vertskommune] har ansvar for løpende å sende [Kjøpende kommune] nye programvareoppgraderinger og installasjonsbeskrivelser.

D.     At dataanlegget gar tilfredsstillende sikkerhet, at det blir tatt daglig backup av [fagsystem]-databasen, og at denne sikres.

E.      Å ha (ekstern) vedlikeholdsavtale både på servere og [fagsystem]-database.

 

Arbeid/kostnader som ikke dekkes av denne avtale:

Dersom driftssituasjonen viser at det er nødvendig med oppgradering av servere og databaser, er kostnader knyttet til dette ikke dekket av denne avtalen. Som vertskommune har [Vertskommune] ansvar for å utføre slikt arbeid. Kostnadene til slik oppgradering fordeles på samarbeidskommunene etter fordelingsnøkkel i Vedlegg 4. [Vertskommune] har ansvar for å informere og rådføre seg med samarbeidskommunene før oppgardering utføres.

 

Sikkerhet

Som leverandør har [Vertskommune] ansvar for å kreve taushetsplikt både fra egne ansatte og av samarbeidende selskaper om data som gjelder annen kommune. På samme måte har [Kjøpende kommune] ansvar for å kreve taushetsplikt både fra egne ansatte om forhold som vedrører vertskommunens dataanlegg og –systemer.

 

Tilgang til dataanlegget

[Kjøpende kommune] har ansvar for å autorisere egne brukere, og gi skriftlig melding til [Vertskommune] om oppretting av nye brukere. [Vertskommune] tildeler unikt brukernavn og oppretter dem som brukere på nettet. Melding sendes kontaktperson i [Kjøpende kommune]. For hver bruker er det en etableringskostnad. Denne skal dekke arbeid i forbindelse med brukeroppretting og lisenskostnader for Citrix Neighborhood.

 

Meldingsrutiner

I hovedsak bør alle henvendelser gå gjennom kontaktpersonen i [Kjøpende kommune].

 

Feilmeldinger skal gå til [Vertskommunne] – telefonnummer for IT-support, xx xx xx xx, innenfor tidsrommet 08.00-15.30, mandag-fredag. 

 

Vedlikehold

For å opprettholde kvaliteten på dataanlegget, må [Vertskommune] til tider utføre vedlikehold. Ordinært vedlikehold skal som regel utføres slik at dette er til minst mulig hinder for ordinær bruk av IT-løsningene og [fagsystem]-databasen. [Vertskommune] plikter å varsle om slike vedlikehold i god tid på forhånd.

 

Akutte situasjoner kan oppstå som gjør at hele eller deler av dataanlegget må kobles ned. [Vertskommune] har varslingsplikt overfor [Kjøpende kommune] i slike situasjoner.

 

Statusmøter

[Vertskommune] kaller samarbeidskommunene inn til årlig fellesmøte i februar, med minst en ukes varsel. På det årlige møtet skal en i tillegg til å drøfte opplevelsen av tjenesteleveransen, ta opp spørsmål av generell betydning for bruken av [fagsystem]-databasen. Saker som kan komme til å medføre økte felles kostnader og som en eller flere av partene ønsker å ta opp, skal være beskrevet i innkallingen til møtet. Aktuell kommune melder fra til [Vertskommune] i god tid før utsendingen av møteinnkallingen.

 

Den enkelte kommune avgjør hvem som skal representere kommunen i det årlige fellesmøtet. Vedkommende må ha nødvendige fullmakter til å fatte beslutning i saker som møtet skal ta bindende vedtak i.

 

Den enkelte kommune i samarbeidet kan kreve at [Vertskommune] kaller inn til fellesmøte dersom det dukker opp forhold som vedkommende mener er av interesse for samarbeidet.

 

 

4                    VEDLEGG 3

Eventuelle endringer ift standard avtaletekst (jfr. Statens standardavtale).

           

Selskapet kan også ivareta slike oppgaver overfor andre enn eierne av selskapet innenfor de rammer som gjelder for interkommunale selskaper og de rammer som selskapets styrende organer selv fastsetter. Leveranser til andre enn deltakerne skal ikke være av et slikt omfang at det overstiger 20% av selskapets omsetning.

 

5                    VEDLEGG 4

Kostnader, kostnadsfordeling og betaling

 

De årlige driftskostnadene for [fagsystem]-databasen er kr [xxx.xxx]                   

Dette fordeler seg slik:

Eksterne vedlikeholdsavtaler                                                                                [xx.xxx] kr

Drift – timer                                                                                                        [xx.xxx] kr

Tekniske driftskostnader for øvrig                                                                        [xx.xxx] kr 

Oppdatering/vedlikehold av [fagsystem]-databasen                                              [xx.xxx] kr

Brukerstøtte                                                                                                        [xx.xxx] kr 

 

Kostnadene fordeles slik mellom kommunene:

                                                                                                                          

[Vertskommune]                                                  [xx] %                                     [xx.xxx] kr

[Kjøpende kommune]                                          [xx] %                                     [xx.xxx] kr

[yyy kommune]                                                    [xx] %                                     [xx.xxx] kr

[zzz kommune]                                                     [xx] %                                     [xx.xxx] kr



Etableringskostnad pr ny bruker av [fagsystem]-databasen er  kr [x.xxx]. Dersom det opprettes flere enn [x] brukere samtidig, reduseres prisen pr bruker til kr. [x.xxx].

 

 

Fakturering skjer kvartalsvis, forskuddsvis, med 30 dagers betalingsfrist.

 

 

6          VEDLEGG 5

Endringslogg.