10 viktige ting å tenke på         

1)      Sett tydelige mål for samarbeidet.

Viisjoner, planer og informasjon til berørte må fokusere på konkrete sam­arbeidsområder og ikke minst gevinster. Samarbeid er ikke et mål i seg selv. Gjennom hele prosessen må det fokuseres både på strategisk nytte av samarbeidet, bedret tjenestetilbud og økonomiske besparelser. Dette er nødvendig for at det skal oppleves som for­målstjenlig av partene, og demme opp for motstanden mot samarbeidet. Samtidig må målene være bevegelige – siden ambisjonene vil endres, kravene skjerpes, nye muligheter identifiseres etc.  

2)      Forankre samarbeidsidéen før oppstart.

Sam­arbeidet koster – gevinstene kommer ikke av seg selv. I en periode kan IKT bli en større utgiftspost – uten at ting er synlig bedre. Hele idéen om samarbeid må derfor forankres administrativt i alle de del­tagende kommunene. Er det snakk om et omfattende, tett og langvarig samarbeid, må idéen også forankres politisk. Det må fattes for­melle vedtak i de involverte kom­mune­styrene. Der det finnes et aktivt Regionråd bør dette sette den strategiske nytte av et regionalt IKT-samarbeid på dags­orden. Det må skapes en interkommunal eller regional identitet hos deltagerne, og det bør utarbeides en felles, omforent IKT-strategi for de involverte kommunene.

3)      Trekk med berørte parter tidlig i prosessen.

Ansatte og be­rørte etatsledere og virksomheter må in­volveres så tidlig som mulig. Tillitsvalgte, superbrukere og nøkkelpersoner bør delta i prosessen – både i forfase, forprosjekt og gjennomføringsprosjekt. De aktuelle personene må frikjøpes slik at faktisk kan delta i arbeidet. Prosessen må utformes slik at de ansattes rettigheter ivaretas, og slik at usikkerhet fjernes så tidlig som mulig. Informasjon om viktige steg i prosessen bør løpende tilflyte alle berørte. En ryddig og åpen prosess er helt avgjørende for et godt resultat. 

4)      Modellvalg er viktig.

Kommunens styringsmuligheter er forskjellige ved de ulike sam­arbeidsmodellene; vertskommune – Kommunelovens §27 – IKS – AS. Regel­verket for hvordan oppdrag kan tildeles samarbeidsorganet uten konkurranse er ulikt for de modellene. Reglene for hvordan merverdiavgift utløses er også ulike. Det samme gjelder rettighetene til de ansatte. Dette er rammebetingelser det må tas hensyn til i alle vurderinger og beslutninger.

5)      Vær forberedt på rolleendringene.

Et samarbeid endrer på vante roller. Den enkelte kommune må forholde seg til de spilleregler som gjøres gjeldende. Kommunene inntar en eier- og bestillerrolle, mens samarbeidet utfører og leverer tjenester. Denne rolledelingen er krevende, særlig for kommuner i vertskommunesamarbeid hvor én kommune inntar alle rollene, mens de øvrige har bestillerrollen. Det er ikke noe galt å inneha flere roller, men man må til enhver tid være bevisst på hvilken rolle man utøver. Prosjek­tet, løs­ningsleverandører og  samarbeidsorganet får erfaringsvis ofte en veldig førende rolle. De må ikke bli de som driver prosessen – eierkommunene må være bevisst sin eier- og styringsrolle. De skal tjene på samarbeidet, og en forutsetning for dette er at samarbeidet er i stand til å levere ønskede tjenester. Kommunene må sørge for fortsatt å ha tilstrekkelig bestillerkompetanse til å kunne stille profesjonelle krav til samarbeidsorganet, og til å ta imot leveransene. 

6)      Ikke undervurder kostnadselementene.

Forarbeid og forprosjekt må avdekke aktuelle kostna­der – også kostnader som ikke frem­kommer av enkle kart­legginger og analyser av nåsituasjonen. Ikke undervurder alle overgangskostnader og varigheten på den såkalte ”ineffektivitetspukkelen”. Samordningen kan koste dyrt – i hvert fall i starten. Kommunenes løsninger må harmoniseres, og mye nytt skal på plass. Nye systemer tar tid å implemen­tere, mens tidligere løsninger fortsatt må driftes. IT-med­arbeiderne må til­egne seg ny kompetanse. Infrastrukturen mellom kommunene må kanskje oppgraderes. Alle brukere må til­passe seg nye, felles rutiner og arbeidsmåter. At teknologibe­slut­ninger fattes sentralt og ikke i den enkelte kommune, gir redu­sert fleksibi­litet og kan oppleves som en kostnad for den enkelte kommune.

7)      Ha en ryddig fordeling av kostnader.

Kostnadene ved samarbeidet bør for­deles etter en nøkkel som speiler kommunenes nytte. Dette gjøres ofte best ved at samarbeidets kostnader i sin helhet (også avskrivninger på investeringer det er enighet om at samarbeidet skal foreta) slås ut på prisen på tjenestene. Kommunene vil avhengig av antall tilknyttede brukere samt eventuelt avtalte tilleggstjenester og tjenestevolumer benytte seg ulikt av samarbeidsorganets tjenester. Tjenestene bør i utgangspunktet prissettes etter selvkostprinsippet. Prisene vil ofte øke i forhold til før samarbeidet, siden samarbeidet dels må foreta investeringer for å etablere en harmonisert utstyrs- og løsningsstandard, dels vil synliggjøre tidligere skjulte kostnader (hos kommunene). På den annen side vil samarbeidet over tid gi standardiserings- og stordriftsfordeler. Muligheten til tjenestesamarbeid vil også gi strategiske gevinster for deltakerne. For at det ikke skal være noen tvil om hvordan kostnader beregnes, må kommunene ha innsyn i prismodeller og kalkylegrunnlag. Er samarbeidsorganet eget rettssubjekt, bør kommunene reglemessig innhente alternative tilbud i markedet, som sammenligningsgrunnlag. 

8)      Skap sikkerhet for leveransene.

Det er et stort skritt for en kommune å legge ansvaret for basis IKT-tjenester i hendene på en aktør utenfor egen organisasjon. En moderne kommune er fullstendig avhengig av at IKT-løsningene fungerer godt. I løsere samarbeid kan samarbeidet lett reverseres dersom ting skulle vise seg ikke å fungere. I mer helhetlige samarbeid må partene inngå mer langsiktige og forpliktende avtaler. Valg av modell påvirker om kommunens eierstyring av samarbeidet er tilstrekkelig. Dersom det etableres egne rettssubjekter, og dersom IT-funksjoner outsources til aktører i markedet, må kontrakter og avtaleforhold gi sikkerhet for avtalt tjeneste­nivå. Tjenestenivåavtalene (SLA) må angi tjenestekvalitet, for eksempel minste aksepterte oppetid for ulike deler av døgnet og uka, maks utrykningstid ved feil, spesifiserte og tidfestede driftsrutiner etc. For å være sikker på rask problemløsning av de små og ”nære” tekniske utfordringer, beholder en del samarbeid sin egen lokale IT-vaktmester, eller sørger for at samarbeidsorganets servicepersoner tidvis utplasseres i det enkelte kommunehus.

9)      Avklar forventningene - legg arbeid i tjenestenivåavtalene.

En god prosess på å definere tjenestenivåer er viktig for å avklare roller og gjensidige forventninger mellom aktørene i samarbeidet. Tjenestenivået reguleres vanlivis gjennom en tjenestenivåavtale – en såkalt SLA – mellom samarbeidsorganet som tilbyder og den enkelte kommune som kunde. Avtalen bør ikke bare fastslå hvilket tjenestenivå kommunen ønsker og som samarbeidet skal levere, den bør også beskrive prismodellene og hvilke parametre tjenestenivået skal måles etter. Avtalene bør sikre at tilbyders brudd på avtalt tjenestenivå gir grunnlag for avslag i pris. SLAen må forankres blant brukerne, f eks ved at superbrukere og fagsystemsvarlige deltar i utformingen. En SLA og tilhørende prismodeller bør jevnlig revideres de første par årene, for å sikre at avtalen er ajour med de reelle behov, holder et tilstrekkelig detaljeringsnivå og for å sikre vedlikeholdt forankring av samarbeidets spilleregler.

10)  Søk råd fra de som har gjort det.

Det er etter hvert mange interkommunale samarbeid i Norge. Særlig de siste 3-4 årene har det dukket opp flere IKT-samarbeid, ofte som enkle og prosjektorganiserte samarbeid – men mange også mer omfattende og forpliktende. Det ligger en ikke ubetydelig erfaring og kunnskap i disse samarbeidsinitiativene, og som det kan være lurt å ta del i før en går i gang med et nytt interkommunalt samarbeid. Det er ikke mulig å overføre erfaringer fra et samarbeid direkte over til et annet, men det er mange av de samme tingene som har vært utfordrende for de som har vært igjennom det. Denne veilederen gir noen referanser til andre samarbeid, og gir en del stikkord på hva det er viktig å tenke over i denne sammenheng. Ta kontakt med andre samarbeid, eller søk råd hos KS eller noen av de veiledningsorganer du finner under ”Aktuelle lenker”.

 

 

Veileder for interkommunalt IKT-samarbeid.  Ajourført jan. 2008